Zatrudnianie cudzoziemców - Powiatowy Urząd Pracy w Białymstoku

Zatrudnienie obywateli Ukrainy

Zgodnie z art. 22 ustawy z dnia 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa, obywatel Ukrainy przebywający legalnie w Polsce, jest uprawniony do wykonywania pracy na terytorium RP gdy podmiot powierzający pracę złoży Powiadomienie o powierzeniu pracy obywatelowi Ukrainy do powiatowego urzędu pracy właściwego ze względu na siedzibę firmy lub miejsce zamieszkania pracodawcy, wysłane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego - www.praca.gov.pl.

Możliwość zatrudnienia obywateli Ukrainy na podstawie ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym obowiązuje do dnia 30 września 2025 r.

Nowe obowiązki pracodawcy związane z powierzeniem pracy przez obywatela Ukrainy na podstawie powiadomienia obowiązujące od 01 lipca 2024 r.:
pracodawca zatrudniający obywatela Ukrainy ma 7 dni od zatrudnienia na złożenie powiadomienia o podjęciu pracy,
pracodawca jest zobowiązany do złożenia kolejnego powiadomienia o zatrudnieniu obywatela Ukrainy, w przypadku gdy:

zmienił się rodzaj umowy pomiędzy podmiotem powierzającym wykonywanie pracy a obywatelem Ukrainy, lub
zmieniło się stanowisko lub rodzaj wykonywanej pracy, lub
zmniejszono wymiar czasu pracy lub liczbę godzin pracy w tygodniu lub miesiącu określony w powiadomieniu, lub
obniżono miesięczną lub godzinową stawkę wynagrodzenia określoną w powiadomieniu;
pracodawca w umowie z cudzoziemcem i w powiadomieniu o zatrudnieniu obywatela Ukrainy co najmniej minimalnego wynagrodzenia o pracę lub minimalnej stawki godzinowej.

Nie ma potrzeby składania oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi.

Przypominamy:
Od 1 stycznia 2025 r. minimalne wynagrodzenie za pracę wynosi 4.666 zł.
Od 1 stycznia 2025 r. minimalna stawka godzinowa za pracę wynosi 30,50 zł.

Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi

W Dzienniku Ustaw opublikowano dwie ustawy opracowane przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej:

1 czerwca 2025 roku wchodzi w życie nowa ustawa regulująca zasady zatrudniania cudzoziemców - ustawa o warunkach dopuszczalności powierzenia pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 20 marca 2025 r.

Zmiany w sprawie tytułów pobytowych nieuprawniających do pracy
Do pracy na podstawie oświadczenia lub zezwolenia na pracę nie będą uprawniać wizy z celem wydania: 01,02,11,14,20,23, wizy wydane w celu tranzytu oraz wizy wydane przez inne państwo obszaru Schengen.
W dalszym ciągu do pracy na podstawie oświadczenia lub zezwolenia nie będzie uprawniony obywatel Ukrainy, który wjechał do Polski ze względu na działania wojenne w okresie od dnia 24 lutego 2022 r. i jego pobyt w RP został uznany za legalny do dnia 30 września 2025 r. (ochrona czasowa). Taka osoba może podjąć pracę wyłącznie na podstawie powiadomienia o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy.

Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi składane jest przez polski podmiot powierzający pracę wyłącznie za pośrednictwem strony: praca.gov.pl, jeżeli:

cudzoziemiec jest obywatelem państwa: Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii i Ukrainy, oraz
praca cudzoziemca nie jest związana z działalnością sezonową, oraz
okres wykonywania pracy w złożonym oświadczeniu o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi jest nie dłuższy niż 24 miesiące, oraz
dzień rozpoczęcia pracy wskazany w oświadczeniu nastąpi nie później niż w ciągu 6 miesięcy od dnia złożenia oświadczenia, oraz
wysokość wynagrodzenia cudzoziemca nie bedzie niższa od wynagrodzenia pracowników wykonujących pracę porównywalnego rodzaju lub na porównywalnym stanowisku, oraz
praca cudzoziemca będzie wykonywana na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej na podstawie umowy z polskim podmiotem powierzającym pracę cudzoziemcowi, a w przypadku kierowania tego cudzoziemca przez podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi do innego podmiotu - na podstawie umowy z agencją pracy tymczasowej, oraz
powierzenie pracy cudzoziemcowi nie będzie dotyczyło pełnienia funkcji w zarządzie, reprezentacji lub prowadzenia spraw spółki komandytowej, pełnienia funkcji prokurenta.

Jeżeli ww. warunki nie zostaną spełnione wniosek pozostawia się bez rozpatrzenia.

Praca cudzoziemca nie może być związana z działalnością sezonową (rozporządzenie ws. podklasy działalności według klasyfikacji PKD, w których wydaje się zezwolenia na pracę sezonową).

Podmiot zamierzający powierzyć pracę cudzoziemcowi ma obowiązek złożyć stosowne oświadczenie w celu uzyskania wpisu do ewidencji oświadczeń w powiatowym urzędzie pracy właściwym dla siedziby lub miejsca stałego pobytu podmiotu powierzającego wykonywanie pracy cudzoziemcowi. Oświadczenie należy złożyć do urzędu przed zatrudnieniem obcokrajowca. Zatrudnienie cudzoziemca możliwe jest po uzyskaniu oświadczenia wpisanego do ewidencji oświadczeń, podpisanego przez upoważnionego pracownika urzędu.

Załączniki wymagane do złożenia oświadczenia:

kopia stron paszportu cudzoziemca którego dotyczy wniosek, zawierających dane osobowe, a w przypadku, gdy cudzoziemiec nie posiada ważnego dokumentu podróży i nie ma możliwości uzyskania - kopię innego ważnego dokumentu potwierdzającego tożsamość,
aktualne oświadczenie o niekaralności podpisane przez pracodawcę, nie wcześniej niż 30 dni przed złożeniem oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi. Oświadczenie o niekaralności nie może zostać złożone przez pełnomocnika niebędącego prokurentem podmiotu powierzającego wykonywanie pracy cudzoziemcowi,
dowód wpłaty określający cudzoziemca, którego dotyczy wniosek (podmiot zamierzający powierzyć pracę cudzoziemcowi, przed złożeniem oświadczenia, dokonuje wpłaty w wysokości 100 zł),
dokumenty potwierdzające okoliczności określone w oświadczeniu o powierzeniu pracy cudzoziemcowi oraz okoliczności uzasadniające dokonanie wpisu tego oświadczenia do ewidencji oświadczeń,
osoby fizyczne, osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, wspólnicy spółek cywilnych oraz pełnomocnicy mają obowiązek zapoznania się i dołączenia podpisanej Klauzuli informacyjnej o przetwarzaniu danych osobowych przez Powiatowy Urząd Pracy w Białymstoku (w dokumentach do pobrania).

Wpłaty - (100 zł / za 1 egzemplarz), w związku ze złożeniem oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi, prosimy dokonywać na poniższy numer konta, podając w tytule rodzaj dokumentu oraz imię i nazwisko cudzoziemca.

Powiatowy Urząd Pracy w Białymstoku
ul. Pogodna 63/1
15-365 Białystok

Nr konta: Bank PKO BP 76 1020 1332 0000 1302 0385 2878

Dowód wpłaty powinien zawierać następujące dane:

nazwę podmiotu dokonującego wpłaty (pełna nazwa/imię i nazwisko pracodawcy);
tytuł dokonanej wpłaty ( złożenie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi)
dane cudzoziemca ( imię i nazwisko cudzoziemca, dla którego składane będzie oświadczenie).

Wpłat prosimy dokonywać indywidualnie dla każdego cudzoziemca.

Złożenie niekompletnego oświadczenia lub bez kompletu załączników będzie skutkowało wezwaniem do uzupełnienia braków formalnych. Nieuzupełnienie braków formalnych w przewidzianym terminie spowoduje pozostawienie sprawy bez rozpatrzenia.

Uwaga! Zmiany dla agencji pracy tymczasowej powierzających pracę cudzoziemcom w charakterze pracownika tymczasowego

Agencja pracy tymczasowej będzie mogła uzyskać wpis oświadczenia do ewidencji lub zezwolenie na pracę sezonową w celu zatrudnienia cudzoziemca, jako pracownika tymczasowego, pod warunkiem posiadania odpowiedniego wpisu w rejestrze agencji zatrudnienia, związanego z zatrudnieniem cudzoziemców. Nowe agencje pracy będą mogły uzyskać taki wpis po 2 latach od wpisu do rejestru agencji zatrudnienia i świadczenia usługi pracy tymczasowej. Agencje, które świadczyły taki rodzaj usług przed dniem 1 czerwca 2025 r., będą musiały w terminie 3 miesięcy od wejścia w życie nowych przepisów (od 1 czerwca 2025 r.) złożyć do rejestru agencji zatrudnienia (KRAZ) wniosek o zmianę wpisu w tej sprawie.

Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi składa pracodawca, w przypadku braku możliwości osobistego reprezentowania firmy, czynności tych może dokonać pełnomocnik pracodawcy.

Pełnomocnictwo powinno zawierać:

dane mocodawcy
dane osoby upoważnionej
zakres pełnomocnictwa (np. składanie i odbiór dokumentów, dotyczących zatrudnienia cudzoziemców na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, składanie podpisów pod dokumentami wymaganymi w sprawach uzyskania informacji starosty, zezwoleń na pracę sezonową oraz oświadczeń o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi, składania informacji o podjęciu, niepodjęciu lub zakończeniu pracy cudzoziemca).

Termin załatwienia sprawy

Powiatowy Urząd Pracy w Białymstoku dokonuje wpisu oświadczenia do ewidencji oświadczeń lub wydaje decyzję o odmowie wpisania oświadczenia do ewidencji w terminie 7 dni roboczych, a w sprawach wymagających postępowania wyjaśniającego – nie później niż 30 dni.

Odmowa dokonania wpisu oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń:
Starosta właściwy ze względu na siedzibę lub miejsce pobytu stałego polskiego podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi lub - w przypadku określonym w art. 62 ust. 2 - ze względu na stałe miejsce wykonywania działalności gospodarczej przez polski podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi odmawia dokonania wpisu oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń, jeżeli:

wysokość wynagrodzenia cudzoziemca będzie niższa niż:

a)wysokość wynagrodzenia pracowników wykonujących pracę porównywalnego rodzaju lub na porównywalnym stanowisku oraz
b)wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę, o którym mowa w przepisach o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, lub

oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi zawiera nieprawdziwe dane osobowe lub fałszywe informacje lub polski podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi dołączył do tego oświadczenia dokumenty zawierające takie dane, lub
zachodzą okoliczności, o których mowa w art. 13 ust. 1 pkt 1 lit. c-n, pkt 2 lub 4-11, lub
osoba fizyczna będąca polskim podmiotem powierzającym pracę cudzoziemcowi albo działająca w imieniu podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi została co najmniej dwukrotnie prawomocnie ukarana za wykroczenie, o którym mowa w art. 84 ust. 10, w okresie 12 miesięcy poprzedzających datę złożenia oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, lub
w danym roku kalendarzowym nastąpiło przekroczenie obowiązującego limitu oświadczeń o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, o którym mowa w ust. 2.

Obowiązki pracodawcy w związku z powierzaniem pracy na podstawie oświadczenia:

uwzględnia w umowie z cudzoziemcem warunki określone w oświadczeniu o powierzeniu pracy cudzoziemcowi lub zmianę warunków, która nie wymaga nowego oświadczenia,
przekazuje urzędowi, który wpisał oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń, kopię umowy z cudzoziemcem w języku polskim, za pomocą systemu teleinformatycznego praca.gov.pl przed powierzeniem pracy cudzoziemcowi (funkcjonalność od 01 lipca 2025 roku),
dostosowuje wysokość wynagrodzenia cudzoziemca do kwoty nie niższej niż aktualna wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę lub kwota określona według minimalnej stawki godzinowej, o których mowa w przepisach o minimalnym wynagrodzeniu za pracę,
podwyższa wynagrodzenie cudzoziemca proporcjonalnie do zwiększenia wymiaru czasu pracy cudzoziemca zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy lub liczby godzin, w których cudzoziemiec wykonuje pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej,
przekazuje cudzoziemcowi oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi wpisane do ewidencji oświadczeń,
zachowuje należytą staranność w postępowaniu w sprawie wpisu oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń,
udostępnia staroście, wojewodzie, jednostce organizacyjnej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, Kasie Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, konsulowi, ministrowi właściwemu do spraw zagranicznych, organowi Państwowej Inspekcji Pracy, Krajowej Administracji Skarbowej, Straży Granicznej lub Policji, na ich wniosek, dokumenty potwierdzające wypełnienie obowiązków określonych w pkt 1, 3 i 4, sporządzone w języku polskim lub przetłumaczone na język polski,
na wniosek pracodawcy użytkownika przekazuje mu kopię oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi dotyczącego pracownika tymczasowego.

Obowiązki pracodawcy dotyczące złożenia powiadomienia do urzędu pracy:

powiadomienie o podjęciu pracy przez cudzoziemca – w terminie 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy;
powiadomienie o niepodjęciu pracy przez cudzoziemca – w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia pracy określonego w ewidencji oświadczeń,
powiadomienie, że cudzoziemiec nie podejmie pracy - unieważnienie oświadczenia z mocy prawa,
powiadomienie o zakończeniu pracy przed dniem zakończenia pracy określonym w tym oświadczeniu - unieważnienie oświadczenia z mocy prawa.

Zezwolenie na pracę sezonową dla cudzoziemca

Zezwolenie na pracę sezonową składane jest przez polski podmiot powierzający pracę wyłącznie za pośrednictwem strony: praca.gov.pl.
Zezwolenie wydaje się dla obywateli wszystkich państw spoza Unii Europejskiej i Europejskiego Obszaru Gospodarczego jeśli cudzoziemiec ma wykonywać pracę sezonową, czyli w zakresie działalności bezpośrednio związanych z rolnictwem, leśnictwem, łowiectwem i rybactwem lub gastronomią i zakwaterowaniem (rozporządzenie ws. podklasy działalności według klasyfikacji PKD, w których wydaje się zezwolenia na pracę sezonową).

Zezwolenie na pracę sezonową wydaje starosta właściwy ze względu na siedzibę lub miejsce stałego pobytu polskiego podmiotu powierzającego wykonywanie pracy cudzoziemcowi na okres nie dłuższy niż 9 miesięcy w roku kalendarzowym.

Przesłanki uzasadniające wydanie zezwolenia na pracę sezonową:

praca cudzoziemca będzie wykonywana na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej na podstawie umowy z polskim podmiotem powierzającym pracę cudzoziemcowi, a w przypadku kierowania tego cudzoziemca przez podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi do innego podmiotu - na podstawie umowy z agencją pracy tymczasowej,
wysokość wynagrodzenia, która będzie określona w umowie z cudzoziemcem, nie będzie niższa od wynagrodzenia pracowników wykonujących w tym samym wymiarze czasu pracę porównywalnego rodzaju lub na porównywalnym stanowisku,
praca będzie wykonywana przez cudzoziemca w zakresie działalności sezonowych,
praca będzie wykonywana przez cudzoziemca w okresie nieprzekraczającym 9 miesięcy w roku kalendarzowym.

Podmiot powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi, składając wniosek o wydanie zezwolenia na pracę sezonową, przedstawia:

kopię wszystkich wypełnionych stron z ważnego dokumentu podróży cudzoziemca, którego dotyczy wniosek, a w przypadku, gdy cudzoziemiec nie posiada ważnego dokumentu podróży i nie ma możliwości jego uzyskania – kopię innego ważnego dokumentu potwierdzającego jego tożsamość; dla tych, którzy przebywają w Polsce,
kopię stron ważnego dokumentu podróży z danymi osobowymi cudzoziemca – w przypadku gdy cudzoziemiec nie przebywa na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej,
dowód wpłaty za złożenie wniosku,
dokument sporządzony przez pracodawcę użytkownika, potwierdzający uzgodnienie w zakresie skierowania cudzoziemca przez agencję pracy tymczasowej – w przypadku, gdy podmiotem powierzającym pracę jest Agencja Pracy Tymczasowej;
dokumenty potwierdzające powierzenie pracy cudzoziemcowi, którego dotyczy wniosek zgodnie z zezwoleniem na pracę sezonową przynajmniej jeden raz w ciągu 5 ostatnich lat - w przypadku, gdy wnioskodawca występuje o wpisanie wniosku do ewidencji wniosków w sprawie pracy sezonowej na okresy przypadające w ciągu 2 lub 3 kolejnych lat kalendarzowych;
dokumenty potwierdzające, że podmiot powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi nie zalega z uiszczeniem zaliczek na podatek dochodowy i składek na ubezpieczenie społeczne, jeżeli były wymagane w związku z pracą wykonywaną przez danego cudzoziemca - w przypadku gdy wnioskodawca występuje o wpisanie wniosku do ewidencji wniosków w sprawie pracy sezonowej na okresy przypadające w ciągu 2 lub 3 kolejnych lat kalendarzowych;
oświadczenie o niekaralności,
osoby fizyczne, osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, wspólnicy spółek cywilnych oraz pełnomocnicy mają obowiązek zapoznania się i dołączenia podpisanej Klauzuli informacyjnej o przetwarzaniu danych osobowych przez Powiatowy Urząd Pracy w Białymstoku (w dokumentach do pobrania).

Wpłaty - (30 zł / za 1 egzemplarz), w związku ze złożeniem wniosku o wydanie zezwolenia na pracę sezonową prosimy dokonywać na poniższy numer konta, podając w tytule nazwę złożonego wniosku oraz imię i nazwisko cudzoziemca.

Powiatowy Urząd Pracy w Białymstoku
ul. Pogodna 63/1
15-365 Białystok

Nr konta: Bank PKO BP 76 1020 1332 0000 1302 0385 2878

Dowód wpłaty powinien zawierać następujące dane:

nazwę podmiotu dokonującego wpłaty (pełna nazwa/ imię i nazwisko pracodawcy);
tytuł dokonanej wpłaty (złożenie wniosku o wydanie zezwolenia na pracę sezonową)
dane cudzoziemca (imię i nazwisko cudzoziemca, dla którego składane będzie oświadczenie).

Wpłat prosimy dokonywać indywidualnie dla każdego cudzoziemca.

Wnioskodawca, który złożył niekompletny wniosek, bądź nie przedstawił oryginałów wymaganych dokumentów, zostanie wezwany do uzupełnienia tych braków w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż siedem dni. Nie usunięcie tych braków spowoduje pozostawienie wniosku bez rozpoznania.

Uwaga! Dla agencji pracy tymczasowej powierzających pracę cudzoziemcom w charakterze pracownika tymczasowego, przewidziany został oddzielny wniosek.
Zmiany dla agencji pracy tymczasowej powierzających pracę cudzoziemcom w charakterze pracownika tymczasowego
Agencja pracy tymczasowej będzie mogła uzyskać wpis oświadczenia do ewidencji lub zezwolenie na pracę sezonową w celu zatrudnienia cudzoziemca, jako pracownika tymczasowego, pod warunkiem posiadania odpowiedniego wpisu w rejestrze agencji zatrudnienia, związanego z zatrudnieniem cudzoziemców. Nowe agencje pracy będą mogły uzyskać taki wpis po 2 latach od wpisu do rejestru agencji zatrudnienia i świadczenia usługi pracy tymczasowej. Agencje, które świadczyły taki rodzaj usług przed dniem 1 czerwca 2025 r., będą musiały w terminie 3 miesięcy od wejścia w życie nowych przepisów (od 1 czerwca 2025 r.) złożyć do rejestru agencji zatrudnienia (KRAZ) wniosek o zmianę wpisu w tej sprawie.

Wniosek o zezwolenie na pracę sezonową cudzoziemcowi składa pracodawca za pośrednictwem strony praca.gov.pl, w przypadku braku możliwości osobistego reprezentowania firmy, czynności tych może dokonać pełnomocnik pracodawcy.

Pełnomocnictwo powinno być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym i powinno zawierać:

dane mocodawcy
dane osoby upoważnionej
zakres pełnomocnictwa (np. składanie i odbiór dokumentów, dotyczących zatrudnienia cudzoziemców na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, składanie podpisów pod dokumentami wymaganymi w sprawach uzyskania informacji starosty, zezwoleń na pracę sezonową oraz oświadczeń o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi, składania informacji o podjęciu, niepodjęciu lub zakończeniu pracy cudzoziemca).

Termin rozpatrzenia wniosku
7 dni roboczych, liczonych od dnia złożenia kompletnego wniosku w sprawach niewymagających postępowania wyjaśniającego
30 dni od dnia złożenia kompletnego wniosku, w sprawach wymagających przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego
2 miesiące od dnia złożenia wniosku, w sprawach szczególnie skomplikowanych

Dokumenty składane elektronicznie powinny być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Należy również dołączyć skany dokumentów (kopie paszportu cudzoziemca) lub dokumenty w oryginale (podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym) wymagane do złożenia oswiadczenia lub wniosku na zezwolenie do pracy sezonowej.

Oświadczenie dot. niekaralności oraz pełnomocnictwo (jeżeli jest wymagane) powinno być podpisane przez podmiot powierzający pracę podpisem elektronicznym i dopiero wówczas załączone jako plik.

Załączniki należy dołączyć po kompletnym wypełnieniu wniosku, na końcu przed jego podpisaniem podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym.

Złożenie niekompletnego oświadczenia/wniosku lub bez kompletu załączników będzie skutkowało wezwaniem do uzupełnienia braków formalnych.

Nieuzupełnienie braków formalnych w przewidzianym terminie spowoduje pozostawienie sprawy bez rozpatrzenia.